הצורך עדוי של החלטות שהתקבלו הכרחי במצבים שבם הם נלקחים ביחד. לרוב לתקן את מהלך האירועים משמש סוג זה של נתוני הקלטה כפרוטוקול.
המילה "פרוטוקול" יש כמה משמעויות - זה יכול להיות מותקן ונהלים בסיטואציה מסוימת, ואת תוכנן כראוי מסמך רשמי המכיל את נתוני הרצף במהלך הדיון, הדיון וקבלת החלטות בישיבות, כנסים ומפגשים. לידיעתך, יש לו כמה צורות, נבדלים זה מזה התכלית שלהם. פרוטוקול ישיבת הדיירים הוא מסמך של קטגוריה שונה במקצת מאשר, למשל, בדו"ח של רשויות חקירה או אחר רשות מפקחת.
מפגש של קהילה קולגיאלית קבעה / זמנית (ישיבת ועדה של בעלי מניות, דיירים, דירקטוריון) בכפוף תיעוד חובה. בהתאם להחלטה שהתקבלה על ידי יו"ר הארגון או הקבוצה, פרוטוקולים של הישיבות יכולים להתנהל באופן מלא (שיא יסודי של נאומים, ויכוחים, שאלות ותשובות) או בצורה מקוצרת. ככלל, במהלך מזכיר הפגישה או האחראי אחר שומרת תיעוד של כל מה שקורה, אוספת חומרים הקשורים ספקו למשתתפים, ולאחר מכן מביא אותם לתוך מסמך בודד.
בהתייחס לדרישות הנייר הרשמי, כי הם מיועדים בתקני המדינה המסדירים את המדיניות הנכונה. לדוגמא, בפרוטוקול הישיבה של בעלים או דיירים של נציגי קבוצות וארגונים אחרים, בנוסף על שם המסמך והארגון, מועד האירוע לבין אג'נדה יש לציין נתונים של היו"ר, המזכיר, ומסיבות השתתפות.
סיכום של ערכת מידע הוא כדלקמן: Play - עשה (ו) - החליטו / הסכים. הדיוק של סט הנתונים בראשי תיבות החתימה של היו"ר והמזכיר. במידת הצורך, משתתפי הפגישה ניתן לקבל גם עותק מלא של דקות, כמו גם קטע מתוך כל חלק ממנו.
כמה ניואנסים של הנתונים והמידע הוא מסמך המשקף את האוכלוסייה הקולקטיבית לפגישות, המתגורר בבנייני מגורים. במקרה זה, הפגישה בעלי בתי פרוטוקול: יש לוודא נתונים בטופס של האירוע (באיסוף של אנשים או הצבעה נפקד על הפרק), את הכתובת בפועל בשטח אמר חפץ מנותק, מספר נוכחים והמצביעים השייכים להם.
בנוסף, היישום חובה המסמך היא רשימה של שמות משפחה של המשתתפים (או נציגיהם), עם מספר דירות, ברשותו. אם דעתו של התושבים התקבלה שלא בפניו, ברשימה הנוספת יש לציין לא רק על נתוני אדם, אלא גם על החלטותיה כל הנושאים שעל הסדר היום. כמו כן, היא צריכה גם לכלול מידע על המסמך, המאשר את זכות בעלות או חזקה של מיקום ספציפי בתוך חלק של הבית, כמו גם את הרצון של כל אזרח עבור הפריטים שזוהו סדר היום של צורות ברורות ומקובלות (מסכים, מסכים, הימנעות). רק תחת תנאי זה, תושבי מפגש דקות יהיו תקפים.