רשומות סוד וניהול: כללי ארגון וניהול

מעכשיו, לנוכח רישומי הסוד - לא רק בסמכותו של הרשויות הציבוריות. מסמכים החתומים סוד היום יש כמעט בכל ארגון מסחרי גדול. במאמר זה תוכל ללמוד הכל על ההתנהלות הנכונה של מסמכים סודיים.

הרעיון של סודיות ניירת

כל פעילות העבודה, בדרך זו או אחרת על קשר עם מסמכים סודיים או סודי, תמיד שומר הרבה קשיים, בעיות וסיכונים. מהי הסיבה? ישנן סיבות רבות, בין שהעיקרי הוא חוסר בנאלי לעבוד במיומנות עם ניירות, לובש סודיות.

בתור התחלה זה יהיה הכרחי כדי לקבוע כי כל הוא בגדר תעלומה. יש התעלומה מספר משמעויות. צריך לקחת בחשבון את ההגדרה הנפוצה ביותר, את הקונספט אמור להתפרש כסוג של מידע זה זמין רק למספר מצומצם של פן. התעלומה לא תיחשף, זה צריך להישמר בסוד. ככלל, את המסתורין אבד בקרוב, ואת המידע לרשות מספר גדול של אנשים. לפיכך, ארגון הליכים סודיים הופך מיותר.

סודיות

כרגע, יש את הסודיות כמה סוגים בסיסיים. אם אנחנו מדברים על עבודה משרדית סודית, בדרך זו או אחר הקשורה בענייני מדינה, את כל המסמכים מתחלקים לשלושה סוגים עיקריים:

• חשיבות מיוחדת;
• Top Secret;
• שימוש רשמי.

סיווג זה נקבע על ידי החוק הפדרלי מיוחד ל -21 ביולי, 1993 "על המדינה. הסודות". מהו כל אחד נשרים לעיל?

מסווגים "חשיבות מיוחדת" מייצגים את הרמה הגבוהה ביותר של סודיות. מטבע הדברים, מצב כזה יכול להגיע רחוק כל מסמך. לדוגמה, נזק משמעותי למדינה או כל קבוצה של אנשים יכול להיות מיושם במקרה של פתיחת צוואר חשיבות מיוחדת. לכן ההגנה מפני סוג זה של מסמכים רלוונטיים.

המסווגים "סודי ביותר" מוקצה גם מסמכים המכילים איזה סוד מדינה. רגולציה קפדנית כאשר מתמודדים עם סוג כזה של ניירות במקרה זה היא סימן ההיכר.

חותמת "לשימוש רשמי" אינו מספק מסמכים ברמת אבטחה גבוהה, לעומת זאת, מגביל מאוד את השימוש בהם. סוג זה של ניירת סוד מותקן, בדרך כלל במבנים מסחריים.

סדר סיווג

הנוהל לסיווג כל לחוק גם מקים מדינה. סוד בשם הנ"ל. על פי מסמך זה, בחשאי, בכפוף המדינה, יכול לכלול:

• מידע על התחום הצבאי;
• מידע על כלכלה, הנדסה או מדע;
• על מדיניות חוץ או בתחומים כלכליים של מידע;
• מידע על ריגול נגדי, מבצעית ופעילות חקירה של מדיניות אנטי-טרור, וכן הלאה. ד.

איך מסמכים כדי להישמר בסוד? העיקר שיש לציין הוא נוכחותם של מומחים מוסמכים במיוחד. אנשים עם עבודת מומחיות ספציפית לפתח לאחסון בטוח של ניירות ערך מסוימים. זה בוחר את הסיווג הביטחוני המתאים ביותר, בהתאם שבו יש עבודה נוספת. למעשה, רישומים סודיים - כדור ענק עם העובדים והמנהלים שלה.

עיקרון נחישות מערכת של סודיות

עבור המוסמכת ביותר בקביעת מידת הפרטיות חייבת להיות מיושמת עקרונות מיוחדים מעת לעת. הדיון הבא מתמקד בהגדרת תעלומה בניירת - על עקרונות מערכת. מה זה?

התכונה העיקרית של גישת המערכת - תשומת לב מיוחדת לבעיית לסיווג בכללותו. הפונקציה העיקרית היא לשמור על שתי המגמות להשפיע הדדית: מצד אחד, כדי למנוע את התפשטות המידע חשוב; מצד השני - כדי למנוע סיווג המוני ובעיות נובעות מכך.

אם תקפיד הסוד במשרד? ישנם שני מנגנונים עיקריים: הגזמה ו מעטה של סודיות. הגזמה משמעותית מצמצמת את האפשרות להחליף את המידע הדרוש, הפחתה מחלישה את התהליך.

עקרונות אחרים

מה עקרונות וכללים אחרים של ההליכים הסודיים ניתן להבדיל? בנוסף למערכות, ראוי לציין גם אובייקטיביות. מה הטעם? אם אתה נותן תיאור קצר, אז זה נשמע כדלקמן: כשדן מסמכים סודיים לא יכול להיות מונחה על ידי כל מיני דעות והנחות סובייקטיבי. בטח יש קבוצה מסוימת של כללים, לפיהם, וכן יפותח כל האמצעים הדרושים.

העיקרון של אופטימיזציה - עוד אלמנט חיוני של משרד הסוד. עיקרו של הרעיון הוא כי הסכום הנמוך ביותר של נתונים במסמכים מסווגים - הוא הפתרון הטוב אופטימלי. מידע עודף יפריע רמת האבטחה הנדרשת בלבד.

עיקרון בדיקה תקופתי הוא ניטור מתמיד של המסמכים הסודיים.

על תיקונים במסמכים הסודיים

כפי שכבר הוזכר, מידת הסודיות של מסמך נקבעת על פי רשימה ספציפית של נתונים. לאחר הסיווג של המסמכים יסווגו ונשלח אחסון. האם אפשר לבצע שינויים במסמכים אלה?

הוראות עבודה משרדית סודית, אשר כוללת את החוק הפדרלי במדינה. סוד, תיקון של מספר מצבים ונסיבות האובייקטיביים לפיו מסמכים נמצאים בדרגות שונות, ונתונות לשינויים. יצוין, עם זאת, כי המועד האחרון מסמכי חשיפת מסמכים או שינוי לא יעלה על 30 שנים. חריג - ההחלטה ועדה בינמשרדי מיוחדת. כפי שקורה עם ממיינת, לעבוד כדי להסיר או לצמצם את הסודיות שנעשתה מיוחד מאושר על ידי קבוצת אנשים.

השמדת מסמכים חסויים

ההחלטה על השמדת מסמך סודי תלויה בחשאיות שהוטלה עליו. אם הצוואר עם סימן בעל חשיבות מיוחדת או סודי ביותר בכל שאלה שוב פותר את העמלה בינמשרדי. אם זה סוד מסחרי, המסמכים הסודיים של ישות, יש צורך לכנס ועדה מיוחדת של מומחים ומנהלים. זה יעסוק בעניינים ארגוניים וניהול חייב לתת אישור.

תהליך ההרס מתרחש, בדרך כלל בהיקף של שלושה או יותר אנשים. נייר הרס בעזרת מכונות מיוחדות - מכונות המרת נייר. חייב לשאת סמנו את טפסי ההרשמה, מציין בתיעוד החשבונאי. ראוי גם לציין כי השמדת מסמכים סודיים צריך להיעשות במקביל לביטול המלאי הפנימי.

כללים של משרד פרטי

הדיון הבא מתמקד המסמכים הסודיים של חברות או גופים מסחריים אחרים. כאשר עובדים עם מסמכים סודיים צריך לשקול כמה כללים בסיסיים ודרישות. ראוי להדגיש את הנקודות החשובות ביותר:

• עליך לציית שליטה קפדנית על גישה של אנשים בלתי מורשים המסמכים. אנחנו מדברים על הסגל. לפיכך, הביטחון חייב להתקבל באמצעות שירות שומר או אבטחה.
• יש צורך לקבוע את האנשים במדויק זכאים לעבוד עם מסמכים סודיים. בהתאם לכך, הם צריכים לתת, וכוחות מיוחדים.
• הוראה ברורה (תזכיר) לעבוד עם מסמכים סודיים יש לפתח. כל העבודה נוספת צריכה להיות מאורגנת בהתאם קפדן עם זה.
• עם עובדים צריכים להילקח הסכם סודיות של סודות מסחריים ותעשייתיים.
• זה צריך להיות תמריצים כספיים קבעו עבור הזכאים לגשת למסמכים מסווגים. בפרט, כל אדם בעבודה סודי במשרד חייב להיות תחת הנהגתו האישית של שליטה.

זה כל הכללים הבסיסיים שיש לבצע בעת התמודדות עם מסמכים סודיים או סודיים.

חובות של מומחים על מסמכים סודיים

חובות של עובדים שיש להם גישה וניהול רשום סוד, בכל חברה אחרת. בכל מקרה, אין דבר כזה הוראות תקן לעבודה עם מסמכים מסווגים. עם זאת, זה עדיין אפשרי לזהות את הנקודות המשותפות הנפוצות ביותר כי יש לזכור שכל עובד אשר עוסק מסמכים סודיים. בפרט, אנחנו מדברים על העובדה כי:

• העובד אחראי באופן אישי עבור האחסון, השימור או שינוי של מסמכים.
• העובד חייב להיות על המשמר, אחראי וקשוב. כל הניסיונות של אנשים בלתי מורשים לגשת בתיעוד צריך להיפסק מיד.
• העובד חייב לדעת ולציית להוראות כיצד לעבוד עם מסמכים סודיים.

בנוסף, אתה חייב להדגיש את העובדה כי המומחה אסור לעשות. אלה כוללים:

• הודעות על ידי אנשים בלתי מורשים כל מידע מסווג;
• הסרה, תחבורה או לשנות את מסמכים ללא ידיעת ההנהלה;
• היכרות עם מסמכים בנושאים אשר אינם נופלים תחת תחום השיפוט של העובד;
• השמדת מסמכים ללא ידיעת ההנהלה.

מראה של מסמכים סודיים

זה אמור להביא לכך שמידע הכללי ביותר על מה צריך להיראות כמו הכיסוי של מסמכים סודיים. כמעט כל מחלקה לניהול רשומות סוד מאחדת את הכללים הבאים:

• בפינה הימנית העליונה - סיווג ביטחוני;
• AFC - מספר המלאי;
• יש מסמכים חתומים על סודיות מושלמת צריך להיות הקו האדום מהפינה הימנית העליונה;
• סדינים צריכים להיות ממוספרים ונתפרו חוט.

באופן טבעי, יש הרבה דרישות אחרות עבור סוג זה של ניירות ערך. עם זאת, רגעים הנ"ל מתייחסים כמעט כל צורה של מסמכים סודיים.