בחינת ערך המסמכים

הפעילות של כל מפעל קשורה בעיקר עם היווצרות של מספר עצום של מסמכים, שונים בתוכן סוג. אבל לא כל תיעוד הוא בעל ערך. חלקם יכולים להיות מקור לחקר החיים הכלכליים, התרבותיים והפוליטיים, משום שהם נושאים מידע בעל ערך. מסמכים אחרים יש חשיבות מעשית מצומצמת. כתוצאה מכך, את התפקיד של כל המסמכים לא יכול להיחשב אותו הדבר. המשימה העיקרית של הבדיקה היא לקבוע את התיעוד של הערך ההיסטורי ולבחור אותו לאחסון. הערך נקבע על ידי יכולות המידע של מסמכים, בשל משמעות מדעית, היסטורית, כלכלית, חברתית, תרבותית או פוליטית.

בחינת ערך המסמכים - זיהוי הערך החברתי-תרבותי, המדעי וההיסטורי של המסמך ומשמעותו המעשית על בסיס עקרונות וקריטריונים של ערך לבחירה לאחסון וקביעת תנאי אחסון.

בחינת המסמכים מתבצעת, ככלל, על ידי ועדת מומחים מיוחדת שהוקמה בארגון. הועדה נוצרת מתוך עובדים מתאימים יותר לפי סדר ראש הארגון המורכב מארבעה או חמישה אנשים. חברי הוועדה הם החשב הראשי, ראש הארכיון וראש מחלקת התיעוד.

בתהליך העבודה הוועדה מבוססת על העקרונות שפותחו על ידי תרגול ועל התיאוריה של העסק ארכיון. אלה הם עקרונות של מקיפות, היסטוריציזם, נייטרליות חברתית-פוליטית ומורכבות.

בהתחשב בעקרונות אלה, פותחו קריטריונים לבחינת המסמך. הקריטריונים הם אוסף של מאפיינים שעל התיעוד להתאים. נכון לעכשיו, ישנם 3 קבוצות עיקריות של קריטריונים לקביעת ערך הנתונים:

1. המוצא;

2. תוכן;

3. תכונות חיצוניות.

קבוצת הקריטריונים למקור המסמך כוללת את הפרמטרים הבאים:

1. משמעות האדם או המוסד שיצרו את התיעוד. ככל שתפקידו חשוב יותר בכלכלה הלאומית, במערכת של הממשל הממשלתי, המדע, התרבות, וענפים אחרים, כך יקבלו יותר נתונים.

2. מקום וזמן של היווצרות של מסמכים. מידע חשוב מוקלט, נרשם בו זמנית עם האירוע המתואר או מיד אחריו. בנוסף, המידע יהיה חשוב יותר אם הוא קבוע באותו מקום שבו האירוע קרה.

3. עוצמת התיעוד. מידע יהיה כל ערך יותר פחות פרסומים יש.

לפיכך, בחינת ערך המסמכים נועדה לזהות את המסמכים המשקפים את ההיסטוריה של החיים הציבוריים או ארגון מסוים ברגעים מכריעים.

הקריטריונים לתוכן כוללים את הפרמטרים העיקריים הבאים:

1. חשיבות המידע. מסמכים המכילים מידע ייחודי יקבלו הערכה גדולה בבדיקה.

2. סוגי מסמכים. בתהליך העבודה יש לתת עדיפות למסמכים שנועדו לתעד את ההיבטים החשובים ביותר של פעילות הארגון וחיי החברה.

3. חזור על המידע. המידע יהיה כל יקר יותר, לעתים קרובות פחות זה קורה.

הקריטריונים לתכונות חיצוניות כוללים:

1. אותנטיות של מסמכים. בדיקה של הערך של המסמכים הוא גם הכרחי כדי להעריך את האותנטיות של מידע. במידה והעותק מוערך, יש להנפיק אותו ולהסמיכו כהלכה.

2. כוח משפטי של התיעוד. חשיבות רבה בתהליכי שמירת התקליטים, כפי שכבר צוין, היא ביצוע נכון של התיעוד.

3. מידת הבטיחות של התיעוד.

4. תכונות אמנותיות.

קריטריונים אלה נחשבים מותנים. בחינת ערך המסמכים עשויה לכלול קריטריונים אחרים, בהתאם ליעדים ולתכונות הספציפיות של הארגון.