מהו ניהול רשום וניהול מסמך?

הצלחה בעסקים תלויה ארגון התקינה שלה. מנהלים ועובדים שניהם צריכים להיות מודעים לכך הניירת כזה. מהן התכונות שלו, אילו סוגים יש, ומה תקנות צריכים להילקח בחשבון בארגון העבודה?

מהו ניהול רשום

כל ארגון, ללא תלות בעלות מאפיינים, יוצר במהלך עסקים במגוון סוגי נייר. זה יכול להיות גם הזמנות ומכתבים ודוחות. כולם שייכים בתיעוד הארגוני והמנהלי.

משרד עבודה - פעילות ליצירת מסמכים של הארגון, המבוצעת על ידי כללים ודרישות מסוימים. לרוב המפעלים להקצות צוות ייעודי, תעסוקה במגזר זה. בחברות קטנות פונקציה מזכירה ניתן להציב על כמעט כל עובד.

אם אתה מבין את המהות של המינוח (מה ניירת), מתברר כי מקור המילה. זה, ומעל לכל, את הקיבעון על מנשא חומר של מידע רשמי. במהלך תהליך זה יוצר מסמכים ארגוניים וניהוליים, אשר לאחר מכן יוזם פעולות מסוימות.

המונח "איש הדת" הופיע במשך זמן רב, אבל רק באמצע המאה הקודמת, קרם עור וגידים באופן רשמי, להיות קבועים בתקנות ברמת המדינה.

משרד לניהול מסמכים וניהול - מה זה?

הארגון לא יכול להתקיים באופן עצמאי של החוק. זה תמיד ניהול רשום וניהול מסמכים. מה זה, מה התכונות של נייר העברה, איך לסדר אותם? סוגיות אלה נפתרות על ידי מומחים: מזכירות, ארכיונאים, עובדי מחלקת כוח אדם.

תכתובת עסקית כוללת מידע מתקבע על במדיום מוחשי, יצירת נייר או מכשיר אלקטרוני. בבסיסו בנוי ארגון עבודה - סדר תנועה או מכתב הקמתה ועד ביצוע ושליחה בארכיון או הרס.

באשר למקום של מסמכים עסקיים ביחס לעובדים וניהול של מסמך הארגון מחולק חיצוני ופנימי. מהמקור יהיה תלוי הזמנות דרך קדימה, מכתבים.

ארגון מסמך פנימי כולל את השלבים הבאים:

• יצירת מסמך הפרויקט;
• תיאום;
• מסמך טיוטת חתימה, לשים למטה את התאריך מספר הרישום; מרגע הרישום נחשבת שפורסם רשמית ומקובלת לביצוע;
• כדי להביא את המבצעים וניטור;
• ביצוע הזמנות;
• רישום של הוצאה להורג של מסמכים לאחסון, תלוי בתזמון הצורך;
• השמדת מסמכים עסקיים עם פג או לעצב אותם לגניזה.

שלבי מסמך חיצוני בכללותו דומה, אבל יש כמה הבדלים:

• המסמכים שהועברו לחברה מבחוץ. מאמר זה יכול להיות הורה וילד, סניפים, תקנות מהרשויות של הזמנות הרשויות, בית משפט הרשמיים, מכתבים מאזרחים.
• כולם קיבלו בארגון מסמכים עסקיים נדרשים לעבור הליך רישום. היא מאשרת כי הם נלקחים תחת שליטה.
• השלב הבא הוא לעבוד עם המסמך, הקדמה או דרישות ביצועים.
• במידת הצורך, הוא עשה תשובה פורמלית.
• השלב האחרון - ציור על אחסון ארוך או ארכיונים, ו והשמדתו.

בנוסף, ביחס לניהול הארגון הם באים סוגים של מסמך:

• מעלה - מן עבד השליטים (דברי הסבר);
• מטה - מההנהלה ועד העובדים (הזמנות);
• אופקי - בין עמדות שווות (מעשים, פרוטוקולים).

כל שלבי המסמך בתנועה נרשמים בכתבי עת מיוחדת. הם יכולים להיעשות בכמה דרכים שונות:

• רושם של מסמכי תנועה;
• כרטיסי מסמכים;
• מסמך אלקטרוני הוא נפוץ ביותר ברוב המכריע של ארגונים.

תכונות של ההליכים בבית המשפט

רבים תוהים מה הניירת המשפטית, וכיצד הוא נבדל מן הכל. במקרה משפט - הוא קבוצה קצת שונה של מסמכים וראיות מהותיות. אחסון ותנועה נכונים מספקים שקיפות של המערכת השיפוטית. פקידות משפט, בניגוד ארגוני עשויות להיות מרצון. זה מתבצע על ידי המורשים ו נשלט לחלוטין. מבחינתו, רגולטוריים מוגדר היטב את כל השלבים עד החורבן.

פונקציות של המזכיר

רוב עובדי החברה מאוד מעורפל מושג על מה ניירת ואת הניירת. עבור מזכיר אותו - פעילות מקצועית.

מזכירות ארגונים לבצע פעולות בסיסיות של ניהול מסמכים. הצורה והתכונות של עסקי שירות רישומי עבודה בארגון נחלקות סוגים אלה:

• מרכזי - מזכיר כל נמצא באותה המחלקה עובדת פקידותית הנושא ראשי או מזכירה בכירה.
• מבוזר - המזכירות וצוות בעת מילוי תפקידם, פזורות בחלקים של הארגון ובכפוף הממונים שונים.
• Mixed - זה הוא נפוץ ביותר בארגונים גדולים.

תכונות לתעד החברה תהיה תלויה באופן ישיר על מה ליצור המזכירות אמצו.

הדרכה על-עבודה משרדית

ללא קשר לגודל וצורת הבעלות, בכל ארגון חייב להיות אקט נורמטיבי להסדרת התנועה של מסמכים. מהי ההוראה בנושא ניהול רשום, ואיך לעשות? סוגיה זו מדאיגה לא רק מזכירות, אלא גם בקרב המנהיגים.

הדרכה על-עבודה משרדית - זוהי תקנה הפנימית של ארגון אושר על ידי מדריכי צו או הוראה, פעולה תמידית. זה פרט את כל שלבי המעבר של המסמך, הם הרשימות של הודעות, אשר חתימותיהם יכולים לאמת מסמכים רשמיים, דגימות עיצוב שהוצגו, חסרות וצורות.

רישומים

בארגונים קטנים עם רמה נמוכה של מסמך (פחות מ 200 בשנה), אין ספק כי רישומים זו. הכל החליט כוחות העובדים עצמם, או אפילו ראש.

אם חובות הרישומים אינם עבור עובד הישיר והם לא פרטו בחוזה העסקתו, יש צורך להוציא צו להפקיד תפקידיהם. מסמך זה בפירוט צריך לצייר חובות, אחריות פיצוי נוספות.

תכונות רשומות צוות

אם הארגון שלך פועל עובד יחיד, לוודא תוכל ליצור מסמכי תעסוקה. שאלתי מיקור חוץ מה HR, חשוב במיוחד עבור חברות עם מספר קטן של עובדים.

מיקור חוץ משאבי אנוש - הוא להבטיח את התנועה של מסמכים ספציפיים הקשורים להעסקת עובדים. בדרך כלל, חובות אלה מבוצעות על ידי יחידה מיוחדת - מחלקת כוח אדם. הפונקציות שלהם כוללות קבלה, עיבוד ואחסון של מסמכי HR. כולל עיבוד של נתונים אישיים, שאינם חסויים.

ניירת אדם בדרך כלל להתנהל במנותק הציות הכללי לכלל תכונות פרטיות ואחסון.

אופטימיזציה של משרד

למרות ההתפתחות המהירה של טכנולוגיות דיגיטליות, ארגונים רבים קשים כדי לייעל את תהליך העבודה. ממשיך להוביל את תכתובת נייר המיושנת לנהל יומנים רגילים.

זאת בשל שני גורמים:

• התנגדות לעובדי עסק חדשנות;
• היעדר מימון.

מנהלים צריכים לזכור כי אופטימיזציה עבודה עם השקעות ניכרות נותנת משמעותית השפעה כלכלית.