סוגי מינוח עניינים, התכונות ומטרתם

ארגון ניהול מסמכים יעיל בבית העסק הוא בלתי אפשרי ללא יצירת התנאים המתאימים לכך. или на бумажных носителях. אחד מהם משמש מינוח עניינים בצורה אלקטרונית או על נייר. אם המומחה, שפעילותם קשורות המסמכים, לשאול: "מה הם סוגי מינוח עניינים", - הוא חייב לקרוא אותם במדויק. העובדה כי עובדים כאלה מחויבים לדעת את הסיווג להתמצא במהירות בתיעוד מערך.

מגוון של מקרים: קונספט, סוגים, תוכן, ערך

לפני שאתאר את סדר הבריאה, להבין את הטרמינולוגיה. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. סוגי מינוח מקרים הם קטגוריות שפותחו ודקלם רשימות שיטתיות של שמות מתחמי מסמכים שהופקו על ידי החברה במהלך פעילותה, המציינות את תקופות האחסון. הם נחוצים לחיפוש מהיר של המעשים הנדרשים. המהירות של העסקות תהיה תלויה בטווח של איכות. הרשימות נהגו להפיץ קבוצה פועלת ליישם את התיקייה, תקופות שמירה הוקמו הצמדה מאובטחת. הם מספקים יצירה לקובץ עזר לשמש מקור של מידע חשבונאי. , как типовая, примерная, индивидуальная. בפועל, אלו סוגים של מינוח המשמשים יצירות כמו אדם טיפוסי, למופת. החברה מחויבת באופן עצמאי כדי לפתח רשימה לוקחת בחשבון את הפרטים של פעילותם.

דרישות

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. בהינתן המגוון של סוגי מקרים, המאפיינים מטרתם, התקנות מגדירות את הכללים המשמשים ההידור שלהם. כדלקמן במהלך ההיווצרות של הרשימות:

1. שים את אחדות גישות חשבונאות, מתאר, ארגון, חיפוש, ואחסון מסמכים.
2. השתמש לאינדקס. הוא מספק תיקונים, תיקונים ותוספות הקטעים הרלוונטיים הרשימות.
3. שליטת אינדקסים יציבים.

מאפיינים כלליים

, указанные выше. תן לנו בקצרה לבחון את המטרה ואת המגוון של סוגי המקרים שהוזכרו לעיל. רשימות אישיות מפותחות עבור ארגון ספציפי. הם משקפים את התיעוד ששימשו לפעילות היומיום שלה. באותו ענף נוטים לערב חברות המשתמשות באותו סוג של מעשים. номенклатуры дел. לאיחוד שלהם וקבוצות באמצעות מינוח סטנדרטי על ענייני דואר. יש האחרון המלצה. дел являются обязательными. סוגים אופייניים של nomenclatures המקרים הם חובה. הם בדרך כלל מותקנים עם אינדקס אחיד עבור חברות ברחבי הענף (מערכת). מינוח טיפוסי למופת הידור ארגוני הורה. הם משמשים כבסיס ליצירת רישומים בודדים עבור עסקים ספציפיים. הם, בתורם, בכפוף להסכם עם מבנים גבוהים יותר. находятся в ведении квалифицированных специалистов. סוגי מינוח עניינים והעיצוב שלהם מנוהלים על ידי אנשי מקצוע מוסמכים. הם נמשכים מלאים וארגון של עבודה איתם. המינוח נוצר יש לתאם עם עסקים במשרד וארכיון.

גורם חשוב

המינוח של עניינים חייב להיות נוכח בכל עסק, ללא קשר לקיומו של תקן או מלאי. עבור הארגון נחשב התפתחות אופטימלית של המסמך המאוחד. подразделений. היא כוללת את כל סוגי המינוח של מחלקות לעניינים. רשימת מאוחד של שסוכמה עם הארכיון המתאים. לאחר אישורה, המובילה בתחום יחידות מבניות הועברו חלקים פריקים לשימוש בעבודתם.

הפרטים של הכנה

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. עבור עובדים, פיתוח רשימות, חשוב לדעת לא רק מה הם הסוגים השונים של מינוח עניינים, אלא גם את הרכב, את מספר המסמכים ששמשו המפעל. בשנת פעילותה, מומחים להשתמש בעמדת הארגון, בהווה הרשימה של השנה שעברה של מעשים, איוש, סיווגים, מלאה, קובץ הפניה וכן הלאה. תכנית המינוח לסיווג תהיה תלויה בעיקר על מבנה הארגון. חשיבות רבה ופונקציות מגשימת הארגון. בהקשר זה, כמו קטגוריות הסיווג יכולות לפעול מחלוקות פנימיות כמו, ומשימות וניהול.

סוגי מסמכים

טווח המקרים צריך לכלול את כל המעשים המשקפים את פעילות החברה. מסמכים הנמצאים בשימוש על ידי עמותות ציבוריות כלולים ברשימה הארגונית שבה הם נוצרו. בשנת המינוח עשוי להיות עסק בהווה הגמור שהגיע מחברות צד שלישי עבור פתרונות, קובץ הפניה. לא נכלל ברשימת הפרסומים. אלה כוללים, בין יתר, כוללים אוספי החלטות, עלונים, מדריכים, כתבי עת הפניה, חוברות, שלטים וכן הלאה. אין לכלול המגוון של אלפבית וחומרי עזר אחרים, אשר אינו משקף את הכיוונים העיקריים של הארגון.

הצו הכללי

списка разделов и подразделов классификационной схемы. הטקסט של המינוח של מקרים לוקח את הטופס של רשימת הסעיפים ותתי של שיטת המיון. באותו מסמכים מורכבים כותרות באותו שצוין זמן. מידע דרוש מהמסמכים נרשמים בצורה של הצהרות. לאחר מכן, הם משמשים ההיווצרות של פריט הפרויקט. הרשימה עשויה להופיע בצורת טבלה. לדוגמה:

המינוח של עניינים בסוג ספר הכליאה 8

קביעת השפה לכתוביות

הדבר מתבצע על פי כללים שנקבעו. בפרט, הם צריכים:

1. בשנת בצורת כללית לשקף במדויק את התוכן של המקרה, את ההרכב של מסמכים אשר ממוקמות בו, המין ואת אביזר פונקציונלי.
2. לכלול אלמנטים מחייבים מסודרים ברצף ברור:

• שם סוג או תת. זה עשוי להיות יומן התכתבויות, הזמנות, פרוטוקולים, וכן הלאה.
• שם ארגון / יחידה מבנית. יש יכלול מידע על היזם / מחבר המסמך.
• שם החברה, אשר תטופל או שממנו הוא אמור לקבל מעשים אשר ממוקמים במקרה.
• תיאור תמציתי של מסמכים.
• השם של השטח, אשר מזוהה עם תוכן מעשי.
• תקופה (תאריך), שאליו המסמכים מוקם במקרה. הוא גם מספק מידע על הזמינות של עותקים.

פועל על נושא אחד

במסגרת גיבוש הכותרות של מקרים בהם יש ניירות כאלה, אם הם אינם כרוכים רצף הביצוע, את המילה "מסמכים", ובסוף (בסוגריים) מצביעים סוגים עיקריים שלהם. זה עשוי להיות דיווחים, התוכניות, וכו 'הניסוח עלול למשל להיות כדלקמן :. "תעודות סמינרים על ארכיונים בבית העסק (רשימת פרסומי הוראה מומלצת, רשימות)."

התכתבות

במקרים כותרות שבו הוא מוכל, כוללים את המונח המתאים. אחרי המילה "התכתבות" מצביעים, על מה הנושא וממי שהוא נערך. בכותרת של מקרים בם יש אותיות כתבים הומוגנית, ששמותיהם אינם נתונים. במקום זאת, הם מצביעים על מינים נפוצים. הניסוח, למשל, עשוי להיות זה: "התכתבות עם סניפים על הדיווח הכספי ועל התכנון השנתי של הארגון." אם יש אותיות כתבים מגוונים, הם גם אינם מופיעים ברשימה. במקרה זה, מציין רק את הנושא של תקשורת. לדוגמא: "התכתבות בנושאים הקשורים להסתגלות של צוות" שמו של כתב ספציפי מצביע רק כאשר למעשה להכיל רק אותיות אליו וממנו.

מסמכים הנוגעים ביישוב מסוים

אם דברים נוצרים ממעשים כאלה, הכותרות הם שמות שצוינו היחידות המנהליות טריטוריאליות המקבילות. זה צריך לקחת בחשבון מספר ניואנסים:

1. אם התוכן של קבוצת מסמכים כולל מספר תחומים הומוגנית, השמות הספציפיים שלהם אינם רשומים. במקרה זה, ניתן שם הדגם הכולל שלהם. הניסוח יכול להיות: "המסמכים על הארגון של אינטראקציה של ראשי הביטחון כדי להילחם בטרור."
2. אם התוכן קשור לאחת היחידה מנהלית-הטריטוריאלי, שמו מצוין בכותרת.

בנוסף

במקרי הכותרת, אשר יכללו מסמכי תכנון / דוחות הכוללים נתונים על התקופה שבה הם מורכבים. זה עשוי להיות רבעון או שנה, חצי שנה. הכותרות של מקרים נהגו לסכם מסמכים הומוגנית, את שם המשפחה מצוינת בלשון הרבה. לדוגמא: "הזמנות על הקידום של עובדי הארגון."

יצירת כרכים

במקרים בהם ההנחה היא כי תוקם מכמה חלקים (למשל, עם כמות משמעותית של תיעוד), שניסח לראשונה כותרת משותפת, ולאחר מכן (אם יש צורך) - השם עבור חלקיו. פונקציית העדכון האחרון ביצע. לדוגמא: "תזכיר עבור 2015", "תזכיר Volume 1. במחצית ה -1 של 2015". במהלך כותרות מתחמי היווצרות וסילוק ניתן לציין מסמכים. במקביל אסר על ההכללה בם ניסוח יעיל, שאינו ספציפי. בפרט, היא אינה רשאית להשתמש במילים כמו "שונה" "התכתבות כללית" וכן הלאה. מומלץ להימנע משימוש תורות מסובכות ומילות מבוא.

התייעלות

זה יכול להתבצע בשתי דרכים:

1. במהלך ההיווצרות של המינוח של הארגון כולו לחלק העליון של הרשימה לסבול כותרות על עסק, כולל מעשים ארגוניים ומנהליים. הבא, בסדר יורד של חשיבות שלהם כדי לציין את שמות הקטגוריות האחרות (חוזית, תכנון ודיווח, וכו '). איחוד של מקרים במבנה החלוק, כמו גם את המשימה של שמות המשפחה יתבסס על מעשי יחסים ספציפיים ופונקציונליים בתוכם.
2. בשנת הקמתה של רשימה מאוחדת של שמות החלקים יפעלו חטיבות שמות ישירות על הבסיס שממנו הוא עשוי תוכניות סיווג. השמות מסודרים בהתאם האיוש.

הגדרת תנאי

תקופה שנקבע מראש היא הכרחית על מנת לוודא שהארגון של ניטור קבוע של יישומם, התאמה מהירה ומדויקת של מצבי אחסון. לדוגמא, הזמן עשוי להשתנות מן הזמנים קבועים, אם יש סיבות לכך. התקופה שנקבעה תהיה בהתאם למודל הנתונים (המחלקתי) את רשימת מסמכים שנוצרים במהלך המבצע של הארגון. אם רשימה כזו אינה זמינה, להשתמש במינוח המשוער / טיפוסי. קביעת תקופות שמירה יכולה גם להתבצע בתיאום עם הרשויות המוסמכות של הארכיון הפדרלי.

הקצאת אינדקסים

הדבר מתבצע לצורך זיהוי תפעולי משגיאות של מקרים ומסמכים כלולים בם. אינדקס מייצג סמל שנוצר עם ספרות ערבית. זה עשוי לכלול חלוקת קוד בתוספת מספר סידורי של המקרה (עם מקף). לדוגמה, מחלקת הנהלת חשבונות מוקצה קוד 05. כתוצאה המסמך, את קטע הפתיחה של חסידי הדו"ח השנתי. לפיכך, במקרה המכיל את המעשה, כחלק הרשימה המאוחדת הוא מדד 05-01.