מגוון של מקרים. סדר ההיווצרות

כל המסמכים לאחר הביצוע שלהם חייבים להיות מקובצים במקרה. המונח "עסק" בהתאם GOST 51,141-98 יש להבין מסמך יחיד או קבוצה של מסמכים, אשר מתייחסות לכיוון מסוים של הארגון להציב בתיקיה תחת כיסוי נפרד. ליצירה, אחסון ההקלטה הנכון של מקרים בכל ארגון חייב בשנה (תוך התחשבות בשינויים בסביבה החיצונית ופנימית) לענייני מינוח רכיב, אשר חיוני עבור חיפוש מהיר של מסמכים.

כאשר יוצרים הענייניים של כל יחידות צריכים להיות מונחה על ידי הדרישות של מערכת המדינה המאוחדת של רישומים. עיקרי הוראות מפורטות ב GOST 51,141-98, המסמכים העיקריים של מחלקת הארכיונים של הממשלה הרוסית, הנחיות ארכיון גופים, רשימות של חומרים תיעודיים. זה הכרחי כדי לקיים את תנאי האחסון של מסמכים וקבצים. אם ארגון בעל מבנה מורכב ופונקציות רבות בכל מחלקה ולרוחב הארגון ליישם עקרונות אחידים של מסמכים בארגון, היווצרות ומקרים לאינדקס. לכן הצוות המינוח לענייני מחלקת, שירות איכותי, אחרת יחידת המבנה או הארגון צריך להיווצר תוך התחשבות בדרישות של מסמכים נורמטיביים.

בשלב הראשון הוא לזהות את הסוגיות וקטגוריות של מסמכים, אשר חייב לכלול את המקרים יחידי מינוח או ארגון. אנחנו צריכים להמשיך מן הצורך לכסות את העלות המלאה של תיעוד כיצד ליצור ולקבל. כאשר אתה רואה את השאלות החדשות לא מכוסות על ידי המינוח, יש צורך להפוך את התוספות. מינוח לענייני טופס צריך לאפשר עדכון בזמן זה. לכן, כאשר לענייני אינדקס אמורים לספק את האפשרות של אינדקסים חדשים לכלול להחליף מדדים שהוקצו בעבר כבר נוצרו מקרים. עסק לא גמור עובר ממשיך הלאה אל המגוון בשנה הבא מהשימור של המספר המקורי.

הכותרת של כל מקרה חייבת להיות ברורה לחלוטין חשפה את ההרכב של המקרה ואת תוכנם של המסמכים אשר ממוקמים בתיקייה זו. על תיקייה יש לציין לאינדקס את חיי המדף של המקרה. איחוד של המקרים מתבצע על בסיס נומינלי, למשל, הזמנות, פרוטוקולים, הנחיות וכן הלאה. מקרים ניתן להגדיר בפירוט, למשל, התכתבות עם כתבת מסוימת, התכתבות לאספקת חומרי גלם, ההתכתבות עם כתבים, בשילוב על בסיס טריטוריאלי, וכן הלאה.

כאשר מסמכי קיבוץ צריכים לשים לב לתנאי האחסון שלהם. לא ניתן לשלב לתוך מסמכי מקרה אחד של אחסון זמני וקבוע או תקופות אחסון שונות. זה אינו רשאי לכלול בעסקת הטיוטה, מסמכים רלוונטיים או אפשרויות עותקים כפולות. ההיווצרות של עניינים צריכים להיבדק בנוכחות כל החתימות במסמך והסילוק נאות.

לענייני אינדקס ואת סדר העדיפות צריכים להיעשות לפי סדר החשיבות. הראשון מתאר את המסמכים החשובים ביותר (הזמנות, תקנות או אחרים מסמכים מנהליים). המינוח של עניינים יכיל אינדקסים וכותרות עניינים, לתנאים של אחסון, פינוי בסדר. מגוון של מקרים שאישר הסדר הקיים בארגון והסכים עם קצין של ארכיון המדינה של האזור. בסוף השנה ב המינוח הוציא תקליט הסופית מראה את מספר המקרים שבהם נפתחו במהלך השנה בכל קטגוריה. הגשה מקרית בארכיון או סילוק קבוע של מקרי אחסון זמניים (במועד פירעון) מתנהל לפי הוקם על ידי ההוראה על-עבודה משרדית של זכות הארגון.