איך לכתוב מכתב כיסוי המסמכים?

כשהשירות - במיוחד מרחוק - יזם בדרך כלל שולח קבוצת מסמכים. זה עשוי להיות מעשי לקליטה ושידור, תלושי אריזה, חשבוניות, חשבוניות מתקנות, הצעה. במקרה שצד נגדי או ניירות ערך חדשים גדול במיוחד, רצוי לשלוח מכתב כיסוי המסמכים. איך לעשות את זה, ואת הנקודה הזאת?

רשימת הנספחים

לרוב בתוך החשבוניות מעורבות עבודה או חוזים, ולאחר שוני הסכמים נוספים אליהם. במקרה זה, רק צריך לתאר בפירוט מה יש בחבילה, איך בדחיפות הנייר יש לשלוח לשולח כי הנמען צריך לעשות איתם, וכן הלאה. ד תפקידיו של הוראה כזו ומבצע מכתב פתיחת המסמכים. בחודש זה, למשל, ניתן לציין כי עותק של החוזה עם החותמות וחתימות מורשות יש לשלוח לשולח. אם המוצר מחובר החשבונית, יש להדגיש כי זה אמור להיות משולם תוך תקופה מסוימת. מכתבי כיסוי הם בדרך כלל מציינים את רשימת מסמכים עם רשימה של יישומים ויעדים. הרשימה אמורה להיות ממוספרת, כי עם קבלה ניתן לבדוק באופן מיידי עבור שלמות. זה קורה גם כי המכתב הנלווה המסמכים עולה כי הם מכילים, למשל, תוקנו החוזה לייצור ולהפריד העברת זכויות יוצרים, אך למעשה השולח שוכח לצרף ניירות ערך אלה. לכן בהכנת צורך ליישב ומיד לדווח על השגיאה על הצד הנגדי.

איך לנסח מכתב פתיחת המסמכים?

לרוב לשמש למטרה זו תבנית מיוחדת. מכתב מלווה לדוגמא המסמכים ניתן למצוא ישירות ב- Word, OpenOffice או כל על פי בחירתך. האם רק צריך להכניס את הנתונים שלך, ציין את הנמען ואת השולח - והשליחה מוכנה. הכיסוי במכתב המסמכים ללא כל בעיות, אתה יכול לעשות בעצמך. טופס טוב נחשב להודות לך על שיתוף הפעולה שלך בפסקה הראשון. שנית, אתה יכול לציין כי "X הארגון Y מפנה החברה את המסמכים הבאים" (ואחריו ברשימה), ואת "שאלת לחתום ולשלוח לכתובת", "תיחשב כסודי," "נכון, אם יהיה צורך" ... הכל תלוי במצב הספציפי . אבל כללי ההתנהגות העסקית כוללת כללים ברורים ושקופים של המשחק. הקבלן שלך לא צריך לתהות מה לעשות עם ייצור נייר, אם הם מכילים את הגרסה או אפשרויות הסופיות לדיון. הכל צריך להיות שחור על גבי לבן.

עיצוב גרפי

מכתב כיסוי הוא בדרך כלל המסמכים הראשונים זה תופס את העין על הצד הנגדי. זה לא צריך להיות ארוך וממושך. די להצביע על דף בודד כי הוא חלק מסדרה של מסמכים שהשולח לבקש מהם לעשות ולכמה זמן, כמו גם את הכתובת המלאה של השולח. רצוי לדאוג לכך שהנמען הנכון כבר קרא, שלא לדבר על עובדת שגיאת עניין כזה עדין, כמו מערכת היחסים העסקיים, זה עלולה להיות מאוד יקר. לא יעלה על הדעת לשלוח מכתב כיסוי צד נגדי אחד המסמכים המיועדים אחר. רצוי לעצב אותו על נייר המכתבים, חתום וסגור, בעוד הדרישה השנייה היא אופציונלית. לא שווה את הטרחה שכנגד כמו קריאת הודעה ארוכה באותיות קטנות. לכן, מכתב פתיחה צריך להיכתב ומדויק תמציתי, קריא ביותר.