כללים של התכתבות עסקית באמצעות דואר אלקטרוני. מכתב עסקי: מדגם. כיצד לשלוח דואר אלקטרוני

במהלך ההתכתבות עשר שנים, עסק בעבר בדואר אלקטרוני צברה פופולריות עצומה והפך באחת מהשיטות העיקריות של תקשורת עסקית. היום קשה למצוא מישהי שיעשה בפועל תקשורת בינאישית לא תשתמש בדואר אלקטרוני. למרות זאת, אנשים רבים היום תוהים כיצד לשלוח דואר אלקטרוני , כך שכל כללי ההקפדה? כפי בעזרת אותיות המוסמכות לגבש הנמען רושם טוב על השולח?

מאמר זה מתאר את כללי התכתבות עסקית באמצעות דואר אלקטרוני, וכן עצות מעשיות המופיעות במאמר זה כדי לעזור ללמוד את התקשורת העסקית הנכונה בהכנת הודעות דואר אלקטרוני.

רבים מתחילים את יום העבודה שלהם רק כדי לבדוק את תיבת הדואר עבור הודעות חדשות. אבל, למרבה הצער, למרות השכיחות של שיטה זו של חילופי מידע, אנשים רבים אינם יודעים כיצד להשתמש כראוי את השפה של תכתובת עסקית, לקיחת דואר אלקטרוני עבור דרך פורמאלית כדי לתקשר.

בשל המהירות של משלוח מיילים זה המאפשר החלפת מסמכים רשמיים חשובים, טפסים, בקשות, אבל כאן אנשים עושים טעויות בעת שליחת הודעת דוא"ל. לעתים קרובות זה קורה כי בהכנת חילופים דואר אלקטרוני עם קבצי נמען מסיבות כלשהם אינם מהווים חיבורים הנלווים ואינו תואם את הנושא, אשר עלול לסבך את עבודתם של נמענים. מטרת מאמר זה לענות על השאלה: כיצד לשלוח דואר אלקטרוני, וכדי לשמור על כל כללי של תקשורת כתובה עסקים באמצעות דואר אלקטרוני?

בעריכת המיילים יש למלא את כל השדות

כללים של התכתבות עסקית בדוא"ל דורשים השולח למלא את כל השדות המפורטים בדוא"ל, כגון שם וכתובת של הנמען והשולח. זה חייב בהכרח להיות מתואר כנושא כי מתאר בקצרה את המהות של המכתב שנשלח. לעתים קרובות מתואר נכון על ידי הנושא הגורל שלח מכתבים ומהירים כדי לפתור את הבעיה הקבועה בם. מיילים עסקיים צריכים להתחיל עם ברכה - ביטוי פשוט זה כבוד הנמען חשוב מאוד עבור כל התכתובת. לאחר ברכה צריכה להיות מלווה בטקסט, אשר נקרא "הגוף של המכתב," ובסופו של דבר עזב את חתימתו, למשל, "בברכה, ברייס פיטר איוונוביץ."

ברכה בתכתובת עסקית

ברגע זה אנחנו צריכים עוד לחדד את המיקוד שלה, כמחווה של כבוד חשוב מאוד בכל היבט של תקשורת עסקית. ביטוי ברכה אופטימלי הוא "בוקר טוב" או "שלום." תכתובת עסקית על ידי גבולות השולח דואר אלקטרוני בשימוש בביטוי "צהריים טובים" או "בוקר טוב", כפי הנמען יכול לקרוא את המכתב הארוך לאחר קבלתו. זה גם לא נכון להשתמש בברכת ביטויים מדוברים המשמשים שיחה סתמית.

לאחר המילים או ביטויים בברכה צריכות להיעשות לנמען שם ושם, כאילו שם השולח אינו ידוע, בשלב זה ניתן לדלג. לאחר נאום הפתיחה יכול לעבור את המצגת של יעד המכתב.

קבצים מצורפים תכתובת עסקית באמצעות דואר אלקטרוני

אם מטרת הכתיבה העיקרית היא לא רק כתבה את הסיפור ואת הצגת הנושא, אלא גם את הממשל של הקובץ, עדיף לדבוק לשלוח חפצים מלכתחילה. זה קורה לעתים קרובות כי משלוחים רבים, בשל רשלנות, מתארים את מהות השאלה בטקסט של המכתב, ישכחו לצרף את ההשקעות הדרושות. רשלנות זו עשויה להשפיע לרעה על המוניטין העסקי של העסק של השולח.

דואר אלקטרוני צריך להיות מוכר ותמציתי

תכתובת עסקית על ידי כללי דואר אלקטרוניים מחייבת את השולח יש שם דואר אלקטרוני לזיהוי, אשר חייב לשאת את המידע המדויק על שמו של השולח. מאוד תמציתי ולא להיראות מטופשים, מכתבים ופניות רשמיים, כאשר הכתובת האלקטרונית הצביעה ביטויים או מילות פורמליים, למשל, דואר אלקטרוני «limon_petya». זה נראה מאוד לא מכובד למבוגר. עבור עסקי ההתכתבות עדיפה ליצור כתובת דוא"ל נפרדת ולבחון את כללי ההתנהגות של התכתבות עסקית בדוא"ל.

באמצעות תגובה פונקציה מהירה (Response) על התגובה שקיבל בעבר מכתבים

פונקציה או תגובת תגובה (בצורה מקוצרת נראה נדון :) עוזר למשתמש דרך מהירה להגיב מוקדם יותר אל השולח של ההודעה. פונקציה זו יש גם יישום אוניברסלי כדי לקרוא את השיחה הקודמת עם האדם על נושא מסוים. אבל הכללים של התכתבות עסקית באמצעות דואר אלקטרוני דורשים מהשולח לשנות את הנושא של כתיבה עסקית, אם בעת היכרות התכתבות משתנית.

לפני שליחת מכתב עסק צריך להיות הגהה עבור איות ופיסוק

דואר אלקטרוני מקלה להחליף מידע, אבל תכתובת עסקית אסור להזניח את הכללים של השפה הרוסית, כמו טעות רשלנית הודה יכול להשפיע על אמינותו של השולח. לפני שאתה שולח דוא"ל, אתה צריך לראות את זמני טקסט המספר ולבדוק ביסודיויות שגיאות ofograficheskih וסימני פיסוק. יש דואר אלקטרוני רבים לקוחות תכונת בדיקת איות, אז אתה צריך לשים לב למילות קו אדום. אם יש ספק של האיות הנכונה, אתה צריך לבקש עזרה מהאינטרנט או לבדוק את האיות באמצעות מילון האיות.

שדה נמען צריך להיות מלא ב התור האחרון

כדי למנוע שליחת מכתבים גמורים או לא ערוכים של כתובת היעד של מכתב עסק אמורים להסתיים בשנייה האחרונה לפני השליחה. כלל זה כלול גם את היסודות של התכתבות עסקית באמצעות דואר אלקטרוני. זה קורה כי בעת מילוי הדואר אלקטרוני יעד שדות להציע רשימה השתמש בעבר על ידי הנמען, זה גם צריך לחדד את המיקוד שלהם כדי שלא בטעות לשלוח מכתב עסק משוך על ידי הנמען.

הבניית מכתב עסק

כללים ומבנה הטקסט חלים לא רק על הנייר אלא גם את הכללים של התכתבות עסקית באמצעות דואר אלקטרוני. זה לא תמיד נוח לנמען לקרוא כמויות גדולות של הודעות טקסט על המסך. כדי לפשט את הנקודה הזו צריכה להיות כדי לשבור את הטקסט נוצר פסקאות קטנות הגיוני ולהימנע כתיבת מכתבים עסקי הצעות טקסט מתוחכמות. האורך האופטימלי של משפט יחיד מכתב עסק צריך להיות לא יותר מחמישה עשר מילות.

מהות מכתב עסק צריכה להינתן על לגופם

בנוסף לנושא הזה של מכתב עסקי, נמען שצריך לעניין וברור גיבש את הראשון ואת המשפט השני של גוף הטקסט. המשימה של השולח היא להציג בתחילת כתיבת הבעיה או הנושא שעליו כתובות הנמען. בשינה במשפט הראשון, זה צריך להיות ייעודי שמטרתו נשלח מכתב עסק. לדוגמא: "אנו להודיעך כי תנאי ההתחייבות על פי החוזה №45 של 2017/02/01," על הצבת חומרים בתפזורת "בא אל קיצו. כדי להאריך את החוזה, אתה צריך להגיש חבילה שנייה של מסמכים. " תודה לנמען המיועד היא מסוגלת לתפוס את הרעיון המרכזי של מכתב עסק. אם אותיות הן טקסט גדול מדי, עדיף להיעזר במתקן של מצרף פונקציה של השקעה בצורת מסמך טקסט, אבל עם תיבת טקסט יש להשאיר את המאמר המצורף שמאיר מכתב עסק. לדוגמא: "אני שולח לך להציג עותק אלקטרוני של המכתב של" Mac-פעולה ". אנא לך לקבל החלטה מושכלת על הארכת החוזה №45 של 2017/02/01, "על הצבת חומרים בתפזורת" במכתב המועד האחרון. "

לכל מיילים עסקיים יש להשיב

ישנן דוגמאות שליליות של תכתובת עסקית, הנמען מתעלם מכתב העסקי, מכל סיבה שהיא. לפעמים זה יכול בעצם להיות מקרים שבהם התשובה אינה יכולה להינתן עקב במצבים מסוימים, למשל, הפתרון מונח לבעיה עשוי להימשך מספר ימים או הנמען הוא בחשיבה ולא יכול מיד לענות על השאלה. במקרה זה, תגובה קצרה בנושא, למשל, "הלו, פיטר איוונוביץ צריך להינתן. קיבלתי את מכתבך, אבל היום מתקשים לענות, כי אני צריך להתייעץ עם הממונים. ואני אדווח על הבעיה שלך אל מנכ"ל החברה שלנו אתן תשובה רשמית עד סוף השבוע. בכבוד רב, מנהל מכירות בלוב איוון Gennadevich. "

כדאי לזכור שאם אין תגובה ניתנת תוך שלושה ימי עבודה, העובדה כי שתיקתו של מכתב עסק הנמען יכולה להיות מוערכת כמו ההזנחה או סירוב יוצרת קשר עם השולח.

בעריכת מכתב התגובה צריך לענות על כל השאלות העולות

אם המכתב מופנה אל נמען יתשאל הדמות, בעת עריכת המכתב אמור לספק תשובות לשאלות על סדרי העדיפויות, אשר שוהה הטקסט שהתקבל מכתב העסק. אם השאלות נשאלו, השולח מצפה לקבל תשובות ספציפיות. בעריכה את תשובות המכתב שאתה לא צריך להיות ממוספר, אתה רק צריך להביע מחשבות כדי. כדי לענות על כל השאלות הללו, אתה צריך קודם כל לקרוא מחדש מספר פעמים קבלו מכתב עסק, ואם שאלות רבות מדי, עדיף לכתוב אותם בנפרד, כדי למנוע חסר. אם אתה לא יכול לספק תשובה על חלק מהשאלות הללו, יש צורך לציין כי כרגע, מכל סיבה שהיא, התשובה לא יכולה להינתן.

אל תפגעו בראשי התיבות, עיצוב רגשי לנצל

ישנן דוגמאות שליליות של תכתובת עסקית, שם הוא מדולל שולחים, באמצעות סימנים פורמליים בצורת חיוכים. השימוש בם הוא פופולרי ברשת חברתית, אך כללי התכתבות עסקית לא מברכים תצוגות כאלה של רגש, מכיוון שהנמען לא יכול לדעת את הערך האמיתי שלהם, ולקבל אותם כפי מובן לו סט של טעויות פיסוק.

כדאי גם לוותר על כתיבת הטקסט באותיות גדולות. באינטרנט סט של מילות כתובות באותיות גדולות נקרא "צועק משפטים" וביטויים כגון קרובות לשאת צבע שלילי. נמען בעת קריאת מכתב ביקור אלקטרוני יכול להיחשב גופן שלילי אשר להזיק התפיסה של משמעות. במקרה מכתב עסק יש צורך להדגיש את החשיבות של נקודה, לנצל טוב יותר את ביטויי מבוא, למשל, "שים לב שאתה צריך לספק חבילה של מסמכים עבור הארכת החוזה לא יאוחר 2017/10/02 שנה," או "שים לב כי המסמכים הארכת החוזה יש להגיש לפני שנת 2017/10/02. "

אין צורך להעביר מידע רגיש באמצעות דואר אלקטרוני

להעביר מידע אישי או סודי עדיף לנטוש חשבונות דוא"ל, כפי קיים סיכון של יירוט באמצעות מידע האקרים להשתמש למטרות משלהם. מידע זה עשוי לכלול: מספרי טלפון, סיסמאות של כרטיסי אשראי, חשבונות בנק אישיים, וכו 'חשוב לזכור כי המידע מאוחסן על שרת הדואר סוכן ובמקרה של פריצה יכול להיות גנוב ...

המכתב חייב בהכרח להיות חתימתו של השולח

כפי שהוזכר קודם לכן, כל מייל שנשלח חייב לכלול חתימת concretized. לעתים קרובות תיבות מפתחים הציגו את גוש החתימה, שבו אתה יכול להזין את הנתונים שלך על עמדה, שם ופרטי התקשרות למספר הטלפון. כתוצאה מכך, היחידה יוצגה באופן אוטומטי בסוף כל אימייל, אשר יפשט את ההקלדה. חשוב ליצור חתימת הנמען היה מסוגל להשיב למכתב הכתובת הנכונה לשולח. דוגמא חתימה עשויה להיראות כך: "בכבוד רב, מנהל מכירות פטרוב ניקולאי אלכסנדרוביץ ', 79810000000."

הפקת לקחים, יש לציין כי על מנת להבין כיצד לנהל התכתבות עסקית באמצעות דואר אלקטרוני, אין צורך לפתח אלמנטים נוספים ומורכבים. זה פשוט צריך להיצמד לכללים הבסיסיים של כללי התנהגות ולכבד את כללי השפה הרוסית.