תהליך עסקי - מה זה? עיצוב, סימולציה, אופטימיזציה של תהליכים עסקיים

שיטות מודרניות של הנהלת החברה הן ללוות טכניקות זרות ויותר וטכנולוגיות. וזה לא בגלל שזה אופנתי, אבל בגלל שהיא נוחה ויעילה. אחת השיטות הללו שוברת את כל העבודה שגרתית על רכיבים יסודיים ולאחר מכן מתאר בפרוטרוט כל קבלו תהליך עסקי. זה לוקח הרבה זמן, אבל ערכת מוּסָק מאפשרת למצוא וחולשות, ואחריות מוגזמת ומשימות בבירור. לאחר שבילה זמן וניהול רשאי לאצול חלק מהאחריות שלה במורד הסולם, לשחרר את עצמך פעם לתכנון אסטרטגי.

חיים על פי תכנית

דבר נוסף הוא כי צוות של חברות קרובות לא מבין את המשמעות של הליך זה ומקדם בברכה את נכונותם של הנהלה לזהות תהליכים עסקיים מרכזיים. עם זאת, יותר ויותר אנחנו צריכים להבין את הדוגמנות ותיאור של פעולות יסודיות של כל יחידה, ואפילו עובדים. חמור מכך, אם מצב החברה ישנם עובדים אשר לומדים את התהליכים העסקיים של החברה. הם ללא הרף על משהו שהם מבקשים, לא מרוכז, אחרת להפריע ליישום אחריות תפקודית ישירה לכל הצוות. מה לעשות?

בואו נתחיל מרחוק. בכל בוקר, לפני רובנו משימה - לבוא לעבודה. לקבלת הפתרונים המוצלחים שלה צריכים זמן כדי להתעורר, להיפגש להתקיים תחבורה מסוימת (בין אם מדובר ברכב פרטי או ברכב תחתי). בשלב הבא, כל רכיב יכול להיות מחולקי נהלים קטנים: כדי להתעורר בזמן, אתה יכול להגדיר התראה, ואתה יכול לשאול מישהו כדי להעיר אותך, וכו 'לא משנה את תוצאת החלטת שיטה (התעוררות בזמן) הוא הגיע ... אבל עלייה, האגרות בדרך לעבודה פתרונות מתודולוגיות שונות ואת התוצאה הסופית. למעשה, הגענו להגדרה הראשונה.

כי מה זה כל מה שאתה צריך

אז, התהליך העסקי - רצף מסוים של פעולות פשוטות שהופכות משאבים לתוך מוצר סופי שימושי. בדוגמה של החיים שלנו, ישנם שלושה תהליכים שונים, שכל אחד מהם דורש מידע קלט משלה ואחרי מניפולציה כלשהי המביאה לתוצאה הרצויה. עבור החברה. ללא קשר לעסק שלך בכל חברה העבודה נקבעת על ידי היחס המקצועי של העובדים: העברת מידע, הגדרת הצורך במוצר, ניתוח של ייצור ומשאבים, וכו 'וזה חשוב לציין כי כל האמור לעיל יש ערך רק אם שלושת התנאים מתקיימים ..:

- מידע הניתן מעוניין העובד שלה;

- זה נעשה בזמן הנכון;

- הצורה שבה המידע מוצג, הוא די פשוט וברור.

לסיכום האמור לעיל, ניתן לטעון כי התהליך העסקי - הוא את זרימת המידע, להגיב על שלוש שאלות: מה, היכן ומתי. זה עבור שהעבודה בוצעה בצורה חלקה ללא הרף, יש צורך לקבוע מרכיביו. במקרה זה יהיה כפילות של משימות, חוסר אמן או השבתה.

כאשר תהליכים עסקיים מוגדרים בבירור, כל עובד חדל להיות הכרחי. זכור כמה פעמים היו צריך לחכות, כאשר יהיו חולה (או לחזור מחופשה) כמה מעמיתיו; בהיעדרך בטלפון פשוט לא מפסיק לצלצל, וכולם מנסים להבין מה ואיך אתה עושה. ואם אתם מגיבים לבקשת הדרכה ועשיתם תיאור מפורט למדי של תהליכים עסקיים, אתה יכול לשמח ורגוע ולהירגע, ולפעמים סתם לארוחת צהריים ...

בפנותו אל גדרות שפה הפורמלית, יטען כי התיאור של התהליכים העסקיים, החברה מעמידה מטרות הבאות:

• להבין את המבנה הכללי של הארגון לקבוע את הדינמיקה של ההתפתחות שלה;
• לזהות את האתגרים והזדמנויות נוכחיים להתגבר עליהם;
• להקים ברורים לכל המשתתפים (מפתחים, משתמשים, לקוחות, וכו '...) מטרות ויעדים של המערכת;
• לגבש את הדרישות עבור התוכנה הדרושה.

כמובן, על ידי עצמו, תיאור של תהליכים עסקיים הוא לא מעניין. אבל הנה זה עבור reengineering - המשימה העיקרית. רק על ידי הבנת מבנה היחסים, ואת האופן שבו מידע זורם, אנחנו יכולים לדבר על חשיבה מחודשת עומס סמנטי הן של העסק ואת חטיבות הפרט שלה. אבל הארגון מחדש צריך להתבצע על מנת להשיג מטרה כלשהי: שיפור איכות השירות ללקוח; הפחתת עלויות; מתן חופש רב יותר ומבצע החלטות (הפחתה של תנאי ביצוע של עבודות) וכן הלאה. ד.

סיווג פשוט

לרוב, את הצורך לתאר את התהליכים העסקיים המידע מופיע חברות עם מבנה פונקציונלי מונחה. העובדה המטרות והיעדים של המחלקות השונות העלולות להתנגש אחד עם השני. זה יוביל לא רק לירידה ברווחיות החברה, אלא גם לאובדן התחרותי שלה.

הגישה המודרנית וניהול ויותר תהליך בטבע. כל העבודה נחשבת קבוצה מסוימת של תהליכים (שכל אחד מהם מורכבת אחד או כמה ניתוחים יסודיים). למסד לתקנן הגישה שאומצה על ידי קטגוריות תהליכים כאלה (סיווג מתקיים ביחס למוצר ערך מוסף):

• בסיסי - אלה שדרכו החברה מקבלת הכנסה: ייצור, שיווק, אספקה;
• מלאה - אלה להגדיר את היעדים והמטרות של מחלקות ומבצעים ספציפיים;
• תמיכה - אלה המספקים משאבי ייצור, אבל זה לא מוסיף ערך למוצר הסופי: ההכנה ובחירת אנשים, תמיכה כספית, הגנה משפטית, וכו '...

מלבד אלה שכבר הוזכר עצמאות של הגורם האנושי והתאמה פשוטה של עובדים חדשים, תיאור של תהליכים עסקיים מאפשר לנהל ביעילות את עלויות תפעול של החברה.

המאפיינים

עכשיו מתברר כי החברה המנהלת לא רק לזהות את המידע הקשור זורם, אבל ברור לתאר את כל הפעילויות. מכיוון שאנו כבר יודעים כי התהליך העסקי - הוא חלק מהעבודה הכללית, עובר מאדם אחד למשנו (בתוך היחידה התפקודית שלך או לא - לא משנה), ואז לעבור את העובדה שמכיל בעולם יכול להיות מאוחדת. פעילות מקצועית - וביתר שאת.

ללא קשר להיקף של כל תהליך עסקי מצ'י עם אותם המאפיינים.

- ממשק - זוהי תחילתה וסופה של פעולה פשוטה.

- הבעלים - כעובד חברה, אשר לא רק יש את המשאבים הדרושים כדי לעבוד עם, אבל גם מתכנן, מנתח, המנהל את התהליך; והכי חשוב - הוא אחראי על התוצאה.

- כניסה - הודעה המידע המתקבל בכל צורה מקובלת בארגון, אשר קובע את הצורך במידע וסימון תחילת התהליך.

- יציאה - מידע או חלק התממש של המוצר כי הוא נצרך חיצוני ללקוח האמן.

- אמן - צוות של החברה, העוסק באותו התהליך.

משאבים - - החומר או המידע פעילות אשר אינה משתנה במהלך המבצע (ומשמש רק כדי להפוך את המידע קלט לתוך המוצר הסופי).

- בקרת איכות - תעשייה או פנימיים (שנעשה על ידי חברת הניהול) אינדיקטורים כדי לקבוע את מידת היעילות של העבודה.

מבחר חובה של תהליכים יסודיים

כמובן, לא כל חברה חייבת להיות תיאור של תהליכים עסקיים. עם זאת, ישנם מספר מקרים שאינם עושים בלי זה משעמם. מהן עיקריות:

• פעילות של הארגון היא אוטומטית. במקרה זה, בתרשים התהליך העסקי מתרגם לצרכי לקוח לתוך מתכנת בשפה פשוט.
• שיפור של פעילות החברה. לא רק את המודרניזציה של ציוד וטכנולוגיות כדי לשפר את המוצר הסופי; אופטימיזציה של תהליכים עסקיים מספק הזדמנות לזהות את נקודות החוזק והחולשה של העבודה ולקחת פתרונות בקרה נאותה.
• ארגון הסמכה עבור התקנים בינלאומיים (ISO). נוצר זהה עבור כל עובדי מערכת בקרת איכות.

איך להגיש תיאור של הלקוח

דוגמנות של תהליכים עסקיים דורשת תיאור של כל פריט. איך לעשות את זה ללא כאבים עבור הארגון? שלוש שיטות עיקריות שאומצו בפועל בעולם: טקסט, גרפיקה ו טבלאי.

תיאור טקסט כרוך כל התקדמות ברצף פשוט ומובן. הצורה והתוכן יכולים להיות גם בחינם (אם אתה עדיין לא פתחת בסטנדרטים בינלאומיים או בתעשייה) ו מוסדר מסמכים. לדוגמה: מחלקת המכירות מעביר תיעוד חשבונאי לתקופה במחלקת התכנון; עובדי אגף התכנון לבצע עבודה אנליטית לקבוע את החלוקה ודינמיקה של הצורך לבצע התאמות בייצור; התוצאה של מחלקת התכנון מועבר למחלקת השיווק, שבו ניתוח של הגורמים לצמיחה (נפילה) מכירות מ. ד.

תרשים עסקי תהליך גרפי מאפשר לדמיין את התוצאות של עבודה האנליטית. אין צורך להזכיר כי התפיסה החזותית של המידע בצורה היעילה ביותר. לכן, כל מיני תרשימים ודיאגרמות לאפשר לנו להבין מהר מה קורה ולמצוא את הפתרון הנכון.

במקרים בם המשימה העיקרית של רפורמת פעילויות - אופטימיזציה של תהליכים עסקיים, יש צורך להשתמש בצורת טבלה לתאר אותם. עם זאת קל יותר להבין את הרצף של צעדים בכיוון זרימת המידע. הלוחית מכילה לא רק תיאור של הפונקציה של יחידות סדירות, אך גם גרפים של מסמכים נכנסים ויוצאים, הכותרת (ניתן לציין כיחידה שלמה, ועל עובד בודד) וכן הלאה. ד

איך לתאר את התהליך העסקי

זה לא מספיק כדי לבצע ניתוח של תהליכים עסקיים. הדבר החשוב ביותר במקרה הזה הוא נכון, אבל בעת ובעונה האחת וקלות התיאור. כדי להתחיל לבטא את שמו של תהליך יחיד. זה יעזור להבין מאפיינים, ביצועים שלה ואת ההיגיון של המקום בשרשרת הכוללת של פעילות הייצור.

ואז אתה צריך לציין איזה מידע קלט הנדרשים לשם ביצוע נאות של המשימה, כמו גם רשימה במתן משאבים. רצף רשמה של פעולות פשוטות, מתוכם התהליך לא לפספס ואל תשכחו דבר.

דוגמנות של תהליכים עסקיים לא יכולה לעשות בלי בעלי התהליך והניטור של המערכת ויישומה. לשם כך, יש לציין בתיאור לתנאים הרגילים של ביצועים בעבודה ולפרט את המסמכים נשלחים על הקישור הבא. אם לפשט את התיאור אמור להיראות כך: "... לאחר ניתוח המכירות לתקופה מחלקת תכנון העובד ממלא את הטופס הוקמה (טבלה), אשר מעביר את מחלקת השיווק ..."

ערכה פשוטה של התיאור של תהליכי הייצור

בהרכבת התיאורים לרוב עובדים מתמודדים עם העובדה לא יודע כיצד לתקשר את תכולת העבודה שלהם באופן מילולי. כדי תהליכים עסקיים במערכת היה ברור ומובנה, אתה יכול ליצור תזכיר. היא שיקפה את השאלות שצריכות לתת תשובה ברורה ומפורטת ככל האפשר. אז, מה הן השאלות?

• מה? הוא מתאר כי נעשה במיוחד בפעולה זו.
• למה? משדר יעד פעולה.
• מתי? הוא קובע מי יוזם את הביצוע.
• מי? זה מתייחס אמנים ספציפיים.
• איך? זה מפרט את המשאבים הדרושים.

פיתוח תהליכים עסקיים עולה כי אתה יכול להשתמש בכל הדרכים לתאר. לכן, אתה מקבל את הערכה המפורטת ביותר של עבודה. התגלמות גרפית תחשוף את מערכת היחסים של היחידות התפקודיות, ושולחן טקסט, ולתת את התוכן של כל פעולה. למרבה הצער, האוטומציה של תהליכים עסקיים אינה אפשרית ללא עבודה ראשונית רב הפעם.

כיצד לאסוף מידע

בפועל זה ידוע דרכים רבות כיצד להשיג את המידע הדרוש. ראשית עלינו לנתח מסמכים רגולטוריים הקובעים את עובדי החברה. ואז צריך לערוך ראיונות אישיים עם כל עבריין ישיר כדי לתאר את התוכן של העבודה שלו. יתר על כן, על מנת לחדד ולהבהיר נושאים שנויים במחלוקת, יועצים, אנליסטים חייבים להשתמש לפקח על ביצוע התהליכים עסקיים.

אם גישה מקיפה לפתרון הבעיה, אוטומציה של תהליכים עסקיים לא נראית כל כך עקרה וחסרת תועלת.

קבוצת עבודה

ובכל זאת, אם המשימה העיקרית של החברה - אוטומציה של תהליכים עסקיים, ולמשוך ייעוץ זרה הנהלת החברה אינה מתכוונת, בהכרח מעלה את השאלה: "איפה להתחיל?" הצעד הראשון הוא קבוצת עבודה של עובדי החברה. רצוי כי חברי קבוצת העבודה יש מעולה מיומנויות אנליטיות ואת היכולת להקשיב. למעשה, כפי שכבר צוין, רוב העבודה היא לערוך ראיונות אישיים עם תהליכים עסקיים המבצעים.

הבא, אתה צריך לעשות תמונה אמיתית של תפקוד המערכת. באשר המודרניזציה של עבודת העסק ולהביא רווח לדבר על ארגון מחדש מושלם עשוי להתרחש. לכן יש צורך לתקן את המערכת ואת כיוון זרימת המידע בתחילת אופטימיזציה.

מהו בתיאור

על מנת למנוע בלבול ועמימות בתיאור תהליכים עסקיים, מומחים ממליצים להשתמש במפות תהליך. מסמכים סטנדרטיים זה המאפשר לאחד את כל הפעולות ללא קשר לתחום השפעה של האמן ואת המורכבות של הפעילות המתוארת.

כל תיאור ניתן לחלק את המרכיבים הבאים:

• תהליך טופס אחיד (בדרך כלל שולחן);
• מפת תהליכים עסקיים (ניתן להציג בכל צורה - תיאור טקסט, גרפיקה או שולחן);
• מסלולים (תזרימים נכנסים ויוצאים של מידע, משאבים וכספים);
• מטריצות של תהליכים עסקיים שונים (אינטראקציה בטבלה בין תהליכים שונים המאפשרת להקצות תזרים יסודי ותיכון ופעולות);
• תרשים זרימה (תרשים זרימה של תהליך עסקי);
• תיאור טקסטואלי מפורט;
• תיעוד (יצירת מסמכים המאשרים ביצוע תהליך);
• זיהוי אינדיקטורים של תהליכים עסקיים (ביצועים ואינדיקטורים חיפוש, אשר ניתן לשלוט לא רק התקדמות, אלא גם את האיכות);
• תקנות (או במילים אחרות, הגדרת התפקיד).

אינדיקטורים

כפי שכבר ציינו שוב ושוב, כל תהליך חייב להימדד משהו. זהו הראשון הכרחי של כל להעריך את היעילות של הארגון כולו. לרוב, המומחים ממליצים לבדוק את תהליכים עסקיים בארבעה גורמים: זמן, עלות, איכות וכמות.

אבל מודלים של תהליכים עסקיים הם דינמיים ומגוונים. כך זה בדרך כלל לא מספיק כדי להעריך רק את מהירות הביצוע של העבודה; אתה חייב לקחת בחשבון את תנאי העבודה, ועל תשתיות ארגוניות. בנוסף, כמעט כל התעשייה לא יכולה להתקיים בלי ספקים, כספים, לוגיסטיקה ושותפים. זהו גם אינדיקטורים מדידים.

וגם, כמובן, אסור לנו לשכוח את התקשורת ואת הגורם האנושי. ככל שרמת האימונים, הפעם פחות זה ייקח לעיין בהוראות והזנת מידע.

בליבה של רוב העקרונות של ניתוח מבנים ועיצוב (SADT - ניתוח Structured ועיצוב טכניקה) מתודולוגיה דוגמנות מונחת כעת, כמו גם בכמה שפות אלגוריתמיות. אתה יכול לדבר על קיומם של מודלים וניתוח תהליכים עסקיים מספר ליבות:

- מידול תהליכים עסקיים - למעשה, דוגמנות - חושפת את ההיבט התפקודי של קיום החברה.

- דוגמנות תזרים עבודה - מתארת זרימות עבודה דומה לציור תרשים זרימה.

- דוגמנות זרימת נתונים - בניגוד לקודמו, מתארת את זרמי נתונים (נתונים); היא נועדה לייצר רצף של פעולות.

מחזור Shewhart, דמינג

תהליכים עסקיים עיקריים (1C מאפשר לך להפריד אותם מהרשימה הכללית) מומלצים לתאר במסמך נפרד בשם "חוקי עבודת ייצור." כל זה הוא פחות משמעותי בטבע או מורכב ממספר קטן של פעולות פשוטות, בדרך כלל מתוארת תיאור המשרה.

בעריכת תקנות חייב לקחת בחשבון את התנאים של מחזור של שיפור מתמשך של החברה (מודל Shewhart-דמינג). הוראותיו טוענים כי אופטימיזציה ושיפור - תהליך אינסופי. כלומר מורכב החלטות מנהליות כגון עתה בניהול מעגל קסמים: תכנון, ביצוע, בקרה, הסתגלות.

בעריכת הרגולציה צריכה לקחת בחשבון את העקרונות המבטיחים מודל ציות Shewhart-דמינג:

1. החישוב של המטרות לתקופה הבאה.
2. ניתוח של הדינמיקה של סטיות ותיעוד הסיבות לכאורה.
3. קביעת פעולות מתקנות ולנתח את יעילותם.

פיתוח של המודל צריך להיות בהתאם לכללים עסקיים. כפי מקובלים הכללים לטובת הבסיס הנורמטיבי-משפטי של המדינה שבה פועלת החברה. הדגם השני הוא הבסיס למדיניות הארגונית של החברה.

הטמעת מערכת ניהול איכות, אתה צריך לדאוג לפיתוח והתאמה של תהליכים עסקיים. כפי שצוין קודם לכן במאמר זה - הוא לא תמיד צוות החברה מבין את החשיבות של מודרניזציה נכתבה. הבאה לכל עובד את החשיבות של יצירת מודל יעיל של תהליכים עסקיים - המשימה של הנהלה בכירה.

שהרים ומבוססים היטב שנועדו מערכת לא רק לפשט מקבלים כעת הן עומדים ISO תקן איכות בינלאומית 9001: 2008, אלא גם לשפר באופן משמעותי את היעילות של כל עובד.

שני הגורמים הללו יובילו את החברה להגדיל את התחרותיות של השוק, אשר, בתורו, יש השפעה חיובית הוא עבור משקיעים ולקוחות.